Knjiženja možemo uvoziti u program Minimax preko XML ili CSV (xlsx) datoteka.
A ovo uputstvo se odnosi na uvoz podataka preko csv (xlsx) datoteke (excel).
Za uvoz podataka treba pripremiti šablon u samom Minimax programu.
Ovaj šablon je već detaljno podešen, tako da ga program prepoznaje i uvozi podatke.
Jako je bitno:
- ne menjati zaglavlje ovog šablona koji kroz program dobijete
- popunjavati samo kolone ispod zaglavlja. Možete kopirati čitave kolone iz vašeg excela u ovaj. To je i cilj postupka.
- obratiti pažnju na datume, iza godine ne ide tačka
- obratiti pažnju na unos stranke, artikla, analitike, skladišta (kada je to dopunski podatak) pa uneti ŠIFRU koja je kod tog podatka u Minimax
- pročitati šta piše na svakoj koloni kad odaberemo neku ćeliju, naglašeno je šta je obavezan podatak. Njega ne smemo izostaviti.
- ne menjati vrstu dokumenta pri snimanju, nego ostaviti postojeću
- treba raditi kroz excel Microsoft Office a ne kroz OpenOffice
- ne pokušavati sa uvozom excela koji je formiran u drugom programu, čak ni koji je formiran izvozom iz Minimax-a jer takvi exceli sadrže drugačije podatke.
- kada uvezemo excel, osim kada program kaže da je format pogrešan, sve druge greške su nam dragoceni podaci koje samo u excelu ispravimo i napravimo nov uvoz, ispravan.
- NAPOMENA: ako smo napravili uvoz i sve je OK prošlo, a mi naknadno ustanovili da smo uvezli pogrešne podatke? Onda ispravimo excel i sačuvamo. Moramo u programu obrisati prethodni unos pa ponoviti sa ispravljenim excelom.
Zašto?
Zato što jednom uvežen excel za koji program javi da je u redu, da je napravio zapis ne možemo ispravljati novim drugačijim excelom, samo dupliramo podatke (početno stanje, artikli, radnici)!!!
Kada je popunjen excel- sačuvamo šablon na svom računaru.
Uvozom podataka napraviće se nalog za knjiženje u Dvojnom knjigovodstvu.
Kako se pravi "šablon"?
U meniju prečica izaberemo Uvoz iz excela.
1. Na spisku mogućih uvoza izaberemo Knjiženja.
2. Izaberemo mogučnost Neka se pripremi predlog i kliknemo na dugme Napravi predlog.
3. Datoteku sačuvamo na računar.
Uslov, da bismo mogli da uvozimo stavke u nalog za knjiženje dvojnog knjigovodstva je da imamo uređene sve podatke u šifarnicima, koji se pojavljuju u tom nalogu za knjiženje.
U nastavku je uputstvo, kako pravilno da unesete podatke u predloženu tabelu, da biste mogli tu datoteku sa svojim podacima na istom mestu uvesti u program Minimax.
Sadržaj i redosled kolona ne smemo menjati. Podatke možemo prelepiti iz drugih datoteka ili ih unosimo ručno.
Datum
Podatak je obavezan.
Datum knjižbe zapisujemo u obliku DD.MM.LLLL
Primer datuma: 1.1.2018
(datum nema tačku iza godine!!!!!!)
Opis
Podatak je obavezan.
Opis popunjavamo proizvoljnim tekstom, brojem dokumenta, itd...
Primer opisa: PR 2014-54651
Konto
Podatak je obavezan.
Konto unosimo u obliku kao što se nalaze u šifarnici Konti.
Primer konta: 2020
Stranka
Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak.
U polje unosimo šifru stranke a ne ime. Šifra, koju koristimo mora postojati u šifarnici > Stranke kod svake stranke posebno.
Primer šifre stranke: 457
Analitika
Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.
Ukoliko želimo da vodimo evidenciju po analitikama, moramo upisati šifru analitike kao što je u Šifarcnici > "Analitike".
Primer šifre analitike: 1
Radnik
Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.
Ukoliko želimo da vodimo evidenciju po radnicima, moramo upisati šifru radnika kao što je u Šifarcnici > "Radnici".
Primer šifre radnika: 1
Dospeće
Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.
Datum pišemo u obliku DD.MM.LLLL
Primer datuma: 1.1.2014
(bez tačke iza godine!!!)
Izrada
Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.
Datum pišemo u obliku DD.MM.LLLL
Primer datuma: 1.1.2014
Veza
Podatak nije obavezan, a ukoliko ga upišemo po njemu ćemo moći da zatvaramo stavku prilikom evidencije uplate.
Primer veze: 2014-7564
Valuta
Podatak je obavezan.
Šifru ili oznaku novčane jedinice unosimo u obliku kao što se nalazi u koloni NJ u Šifarnici > Kursevi.
Primer šifre: RSD
U duguje valute
Podatak je potreban ukoliko je novčana jedinica u prethodnom polju različita od domaće novčane jedinice, u suprotnom polje ne popunjavamo.
Primer unosa u polje "U duguje valute": 754,45
U potražuje valute
Podatak je potreban ukoliko je novčana jedinica u prethodnom polju različita od domaće novčane jedinice, u suprotnom polje ne popunjavamo.
Primer unosa u polje "U potražuje valute": 754,45
U duguje domaće valute
Popunjavanje ovog podatka isključuje unos podatka "U duguje valute". U jednom redu, može biti popunjen ili jedan ili drugi podatak, nikako oba.
Primer unosa u polje "U duguje domaće valute": 754,45
U potražuje domaće valute
Popunjavanje ovog podatka isključuje unos podatka "U potražuje valute". U jednom redu, može biti popunjen ili jedan ili drugi podatak, nikako oba.
Primer unosa u polje "U potražuje domaće valute": 754,45
Čuvanje dokumenta
Dokument čuvamo klikom na Datoteka -> Sačuvaj (File -> Save). Kad se prikaže upozorenje, da dokument možda neće biti kompatibilan sa Unicode formatom, kliknemo na dugme Da (Yes).
Šta je potrebno za uspešno popunjavanje tj. prenošenje podataka POČETNOG STANJA?
- excel u kome su nam podaci početnog stanje iz prethodnog programa najbolje da kopiramo pa da kopiju uređujemo
- potrebno je da obrišemo sva konta osim analitičkih (dakle brišemo jednocifrena, dvocifrena, trocifrena konta i ostavljamo krajnja analitička konta, negde će to biti četvorocifreni, negde petocifreni)
- napravimo poređenje tih konta sa onima ponuđenim u Minimaxu. U nekim situacijama moraćete da napravite nov konto u Minimaxu da bi ispratili situaciju, u nekim situacijama da preimenujete konto u Miniamx-u a negde i da se prilagodite, odnosno da prethodni konto zamenite onim koji Vam Minimax nudi. U svakom slučaju: moramo imate u Minimax-u sva konta koja su u dokumentu sa podacima koji se prenose.
- ukoliko na nekom kontu imamo podatak i dugovno i potražno- za prenos u Minimax moramo napraviti 2 reda! To znači: kopiramo podatak u naredni red tako da jedan red sadrži dugovnu stranu a drugi potražnu
- sada kopiramo iz ove tabele koju smo pripremili kolone u tabelu koju smo dobili u Minimax-u
- kad sačuvamo, možemo da uvezemo početno stanje
Uvoz datoteke sa podacima u Minimax
Datoteku sa podacima potom uvozimo u Minimax na istom mestu gde smo napravili predlog.
U meniju Ostalo izaberemo Drugi uvozi.
1. Na spisku opcija uvoza izaberemo Knjiženja.
2. Izaberemo opciju Neka se uvoze podaci i kliknemo na dugme Uvezi podatke.
Program ispiše izveštaj o uvozu podatala.
