Kao što smo tokom prethodne godine najavljivali, u Minimaxu je instalirana nova funkcionalnost - arhiviranje podataka poslovnih godina.
Arhiva podataka poslovne godine predstavlja skup dokumenata koji su formirani ili dodati u Minimax-u i izveštaje koje je program pripremio zaključivanjem poslovnih godina na osnovu unešenih podataka.
Arhiviranje podataka odnosi se na sve module i sve priloge i dokumente (čak i one koji se formiraju tek klikom na štampu ili izvoz) i omogućava pripremu i preuzimanje podataka za svaku poslovnu godinu odvojeno.
Za organizacije koje su starije od 5 poslovnih godina (2016. i starije), sistem je tokom prošlog meseca u pozadini pripremao arhive i za te organizacije arhive su spremne i biće vam prikazane kao formirane na pregledu arhiviranih organizacija nakon potvrde početnih podešavanja.
Arhiviranje funkcioniše na način da se podaci u Minimaxu čuvaju 5 poslovnih godina, nakon čega se automatski arhiviraju. Za organizacije sa poslovnim godinama 2017. arhive će se pripremiti tokom 2022. (jer je to trenutno tekuća kalendarska godina), a ubuduće će se automatsko arhiviranje pripremati promenom kalendarske godine.
Osim automatskog arhiviranja, korisnik može sam, ručno pokrenuti pripremu arhive za zaključene poslovne godine koje su mlađe od 5 godina (npr. 2019.). Na taj je način moguće pripremiti arhivu i za upravo zaključenu poslovnu godinu sa svim dokumentima i štampama iz te godine.
Za arhivirane podatke pretplatnik može odabrati prenos podataka pri čemu sam brine za sigurno čuvanje ili što iz sigurnosnih razloga preporučujemo, odabrati čuvanje u Minimax arhivi i omogućiti pristup do arhive drugim korisnicima ako je to potrebno.
Čuvanje podataka u Minimaxu obračunava se zavisno od broja organizacija koje imaju arhivirane podatke. U obračun ulaze samo arhive poslovnih godina koje su 6 godina starije od tekuće poslovne godine. To konkretno znači da, ako na primer ručno arhivirate 2019. godinu i odlučite podatke čuvati u Minimax arhivi, naplata te arhive kreće tek 2025. Detaljnije informacije o obračunu arhiviranja možete pronaći u Minimax cenovniku.
Formirane arhive ostaju u programu Minimax dok ih korisnik sam ne obriše na pojedinoj organizaciji za svaku poslovnu godinu posebno. Brisanje podataka ne preporučujemo jer jednom obrisanu arhivu neće biti moguće vratiti. Zbog sigurnosnih razloga i prilagođenja na novu funkcionalnost kroz prvih pola godine u 2022. u pozadini će ostati podaci pa ako u tom razdoblju slučajno obrišete poslovnu godinu ili arhivu, biće moguće pokrenuti ponovnu pripremu arhive.
Kroz godinu cilj nam je obrisati prometne podatke u pozadini (npr. postavke koje su važile za obračune plate u 2015.) kako bi sistem bio maksimalno optimizovan za korištenje u tekućim poslovnim godinama. To konkretno znači da podatke za poslovne godine koje su 5 godina starije od tekuće i koje je sistem automatski arhivirao, neće biti moguće pregledatii u knjiženjima glavne knjige i na naprednim pretragama u modulima, već će ti podaci biti dostupni samo u arhivi. Naravno, bićete pravovremeno obavešteni kad će brisanje tih pozadinskih prometnih podataka biti izvedeno. Iako zvuči neobično, ne brinite, brisanje tih podataka u pozadini neće uticati na rad u programu, a sistemski smo proverili i koliko se često ti podaci pretražuju i dobili izuzetno mali procenat takvih pretraga.
Funkcionalnost arhiviranja značajno će uštedeti vreme za pripremu i izvoz podataka i dokumenata, a time i olakšati razmenu podataka između preduzetnika i računovodstva.
Nakon zaključivanja poslovne godine, npr. 2021. kroz koji mesec, možete ručno formirati arhivu cele poslovne godine sa svim podacima i dokumentima i preneti je na računar / usb te proslediti preduzetniku.
Detaljnije o podešavanju arhiviranja i načinu rada ove funkcionalnosti pročitajte OVDE.
