Najčešće greške prilikom slanja elektronskih računa

Ako prilikom slanja e-računa dobijete poruku  ili u poštanskom sandučetu - izlazni dokumenti vidite  u koloni za status fakture, znači da račun nije poslat na portal i da je došlo do greške. Potrebno je da kliknete na crveni X na statusu e-računa kako bi pročitali grešku, ispravili je i račun uspešno poslali na SEF.  

Najčešće greške koje možete dobiti i njihova rešenja:


1. Greška zbog neodgovarajućeg broja karaktera u matičnom broju organizacije ili stranke.

U Minimaxu se pri otvaranju stranke ukoliko unesete PIB popunjavaju podaci na osnovu baze NBS-a.
Sve one stranke koje imaju u matičnom broju prvi broj 0 u samoj bazi NBS-a imaju 7 cifara, odnosno web servis NBS ne vidi 0. Tako je matični broj i povučen u programu MInimax.
Ako dobijete ovu grešku, potrebno je u podešavanju stranke ili podešavanju Vaše organizacije urediti matični broj i dodati 0 kao prvi broj.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


2. Greška zbog neispravnog ili neaktivnog API ključa.

Ukoliko dobijete ovu grešku, potrebno je da na portalu proverite API ključ (po potrebi da ga obnovite) i da ga ponovo unesete u program u podešavanje organizacije. Takođe potrebno je proveriti da li je API status AKTIVAN na portalu. Slika:


3. Greška zbog slanja e-računa ukoliko je API ključ naknadno obnovljen

Ukoliko dobijate ovu grešku, znači da je API ključ unet u podešavanje organizacije u Minimaxu i potom naknadno obnovljen na portalu E-fakture (Podešavanja > API menadžment) i nije ponovo kopiran novodobijeni API ključ u Minimax. U ovom slučaju je potrebno da kopirate novi (obnovljen) API ključ u podešavanje organizacije Minimaxa i ponovo pošaljete e-fakturu na SEF.    


4. Greška zbog slanja e-računa na SEF sa čekiranom opcijom "slanje na CRF" ukoliko e-račun ne treba da se šalje na CRF.

                                                                   

Ako dobijate ovu grešku, znači da fakture ne treba da se šaljete i na CRF za konkretnog budžetskog korisnika. Potrebno je da najpre obrišete fakturu sa greškom na SEFu (ako je na portalu stigla sa statusom “Nacrt”), a potom da je u programu otkažete, idete na uredi i sklonite čekiranje sa polja “slanje na CRF”. Zatim ponovo pošaljite fakturu na SEF.


5. Greška zbog slanja e-računa sa datumom izdavanja računa koji je različit od današnjeg datuma. 

Ova greška se javlja kada napravite e-račun na današnji dan i ne pošaljete ga isti taj dan, napravljeni e-račun nalazi se u poštanskom sandučetu (izlazni dokumenti) i ukoliko neki drugi dan čekirate isti i pokušate da ga pošaljete na portal dobićete navedenu grešku. Razlog ovom je što SEF ne dozvoljava izdavanje računa sa datumom različitim od današnjeg, ali datum prometa može biti neki datum iz prošlosti.
Rešenje je da otkažete napravljeni e-račun i da izmenite datum izdavanja računa na današnji datum i potom pošaljete ponovo račun na SEF.


6. Greška zbog slanja konačnog e-računa na SEF ukoliko avansna faktura prethodno nije odobrena. 

Ako dobijate ovu grešku, znači da konačna faktura koju pokušavate da pošaljete ne može biti poslata na SEF jer povezan avans koji se odnosi na ovu fakturu nije odobren od strane kupca na portalu. Kada kupac odobri avansni račun moćićete da pošaljete i konačni račun.


7. Greška zbog pogrešnog formata fajlova dodatih kao prilog e-računu.

Uz elektronsku fakturu se može poslati samo prilog koji je u PDF formatu jer portal ne prepoznaje druge formate kao što su .jpeg, .png.
Rešenje je da otkažete izdati račun, potom obrišete prilog koji je drugog formata i ponovo izdate račun.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF ponovo.


8. Greška zbog previše fajlova dodatih kao prilog e-računu.

Maksimalan broj priloga koji možete dodati i poslati na SEF uz e-račun je 2 PDF dokumenta.
Rešenje je da otkažete izdati račun, potom obrišete višak priloga i ponovo izdate račun.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF ponovo.


9. Greška zbog pogrešno unetog PIB-a ili JBKJS broja na podešavanju stranke.

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da Vam na podešavanju stranke kojoj šaljete e-račun nije dobro unet PIB ili JBKJS broj, tačnije polja PIB ili JBKJS sadrže veći broj karaktera od dozvoljenog (za PIB = 9; JBKJS = 5). Veći broj karaktera nekada može biti i dodatni razmak koji se nalazi ispred ili iza navedenih brojeva, te ga SEF prepoznaje kao dodatni karakter. Primer greške možete videti na slici ispod gde su uneta dva dodatna razamaka nakon PIBa:

Ako dobijete ovu grešku, potrebno je u podešavanju stranke uredite PIB stranke tako da on ima 9 cifara ili 13 cifata ukoliko je poljoprivredno gazdinstvo (JMBG) ili JBKJS broj tako da on ima 5 cifara.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


10. Greška zbog neodgovarajućeg broja karaktera u PIBu organizacije. 

Ako dobijete ovu grešku, potrebno je u podešavanju Vaše organizacije urediti PIB da on ima 9 cifara ili 13 ukoliko je poljoprivredno gazdinstvo (JMBG). Veći broj karaktera nekada može biti i dodatni razmak koji se nalazi ispred ili iza navedenih brojeva, te ga SEF prepoznaje kao dodatni karakter.
Zatim otkažite izdat račun i ponovo ga izdate.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


11. Greška zbog neodgovarajućeg broja karaktera u PIBu stranke.

Ako dobijete ovu grešku, potrebno je u podešavanju stranke uredite PIB stranke tako da on ima 9 cifara ili 13 ukoliko je poljoprivredno gazdinstvo (JMBG).
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


12. Greška zbog slanja e-računa stranci koja je budžetski korisnik i koja ima unet JBKJS broj sa neodgovarajućim brojem karaktera.

Ova greška se javlja kada je na podešavanju stranke, koja je na portalu E-fakture registrovana kao budžetski korisnik, unet JBKJS broj sa neodgovarajućim broje karaktera (manje ili više od 5). U ovom slučaju potrebno je da preko Šifarnici > Stranke > konkretna stranka > uredi > unesete ispravan JBKJS broj i sačuvate ovo podešavanje.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


13. Greška zbog slanja e-računa stranci koja je budžetski korisnik i koja nema unet JBKJS broj.

Ova greška se javlja kada na podešavanju stranke, koja je na portalu E-fakture registrovana kao budžetski korisnik, nije unet JBKJS broj. U ovom slučaju potrebno je da preko Šifarnici > Stranke > konkretna stranka > uredi > unesete JBKJS broj i sačuvate ovo podešavanje.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


14. Greška zbog slanja e-računa stranci koja nije registrovana na Portalu kao budžetski korisnik, a ima JBKJS.   

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da stranka kojoj šaljete e-račun nije registrovana na portal e-faktura kao BUDŽETSKI KORISNIK iako ista ima JBKJS broj i da je potrebno da joj šaljete fakture bez JBKJS broja. U ovom slučaju potrebno je da u podešavanju stranke izbrišete JBKJS broj.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


15. Greška zbog slanja e-računa korisniku privatnog sektora kod koga je greškom unet JBKJS broj

Ako dobijete ovu grešku, potrebno je u podešavanju stranke uredite podatke odnosno obrisati JBKJS broj jer ova stranka nije budžetski korisnik i JBKJS broj je unet greškom. Potom sačuvajte promene.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite stranku i ponovo je dodajte u računu i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


16. Greška zbog broja računa koji već postoji registrovan na portalu. 

Ova greška se javlja zbog toga što na SEF-u već postoji račun pod istim brojem a portal ne dozvoljava dupliranje brojeva računa. Rešenje je da izdate račun sa drugim brojem.


17. Greška zbog slanje e-računa stranci koja nije registrovana na portal E-faktura.

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da stranka kojoj šaljete e-račun nije registrovana na portal e-faktura i da slanje e-računa ovoj stranci nije moguće sve dok se ona ne registruje. Listu korisnika sistema elektronskih faktura možete preuzeti na sledećem linku i proveriti po PIB-u da li je tražena stranka registrovana ili ne: Lista korisnika sistema e-faktura


18. Greška zbog slanja e-računa sa poreskom stopom 0% u okviru standardne poreske kategorije (npr. POPDV polje 3.2)

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da šaljete e-račun sa poreskom stopom 0% (na artiklu) ali Vam je polja za POPDV u okviru standardne poreske kategorije S i ovo nije moguće. Potrebno je da proverite podešavanja artikala koje koristite kao i periode za PDV. U Minimax  programu svi artikli treba da imaju neku stopu PDV-a (10% ili 20%) jer je promet, taj koji je oslobođen, a ne sam artikal. Nakon uređenih izmena potrebno je otkazati izdat račun, obrisati artikal i uneti ga ponovo i potom ponovo izdajte računa.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


19. Greška zbog slanja e-računa ukoliko Vam artikli imaju različite stope PDV-a na podešavanju artikala

Ako dobijete ovu grešku, znači da na artiklima koje koristite na jednom izdatom računu imate različite stope PDV-a. Tačnije na podešavanju artikala negde imate opštu ili posebnu stopu a negde oslobođeno. Ovde program vidi dva tax subtotala.

Napomena: Ukoliko je Vaša organizacija u sistemu PDV-a za ispravan rad (pogotovo u izdatim računima) u Minimax programu svi artikli treba da imaju neku stopu PDV (opštu ili sniženu) a promet je taj koji je oslobođen i program će to prepoznati odabirom odgovarajućeg POPDV polja. 

Potrebno je da uredite podešavanje artikala i na svakom artiklu podesite odgovarajuću stopu PDV-a. Potom sačuvajte promene artikala.
Zatim otkažite izdat račun, obrišite artikal i ponovo ga dodajte u račun kako bi program povukao nova podešavanja artikla i izdajte ga.
Na kraju pošaljite e-fakturu na SEF.


20. Greška zbog trenutnog zastoja u radu portala E-Fakture.

Ova greška nije do programa nego je na portalu došlo do trenutnog zastoja u radu.
Rešenje je da posle određenog vremena pokušate ponovo da pošaljete e-račun.


21. Greška zbog većeg broja karaktera od 128 u nazivu organizacije. 

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da Vam naziv organizacije na portalu E-fakture ima veći broj karaktera od dozvoljenog tj od 128 karaktera. Potrebno je da uđete na SEF >  idete na Podešavanja > detalji kompanije > uredite Naziv kompanije. Potom otkažete fakturu u Minimaxu i ponovo je izdate i pošaljete na SEF.


22. Greška zbog unete količine na avansnom računu. 

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da Vam je na avansnom računu u koloni količina uneta količina različita od 1. Potrebno je da otkažete račun i izmenite količinu na 1. Zatim ponovo pošaljite fakturu na SEF. 


23. Greška zbog većeg broja karaktera od 2000 u opisu ispod na fakturi.

Ukoliko Vam se pojavi ova greška, znači da Vam opis ispod na podešavanju štampe ima veći broj karaktera od dozvoljenog tj. od 2000 karaktera. Potrebno je da uredite podešavanje štampe i da smanjite broj karaktera u opisu ispod. Zatim ponovo pošaljite fakturu na SEF.

U ovom tekstu